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第十五回 CAP ミニレッスン⑧ Domain 5: “ Event and Project Management ”

2019/04/08

世界で活躍するビジネス・パーソンのパスポート―
アメリカCAP(Certified Administrative Professional)試験


第十五回 CAP ミニレッスン ⑧
Domain 5:
Event and Project Management ”



       
               
                丸山一子(マルヤマ カズコ)


Event and Project Management ミーティングやカンファレンス、出張の手配について学びます。ビジネスで行われる会議の種類、会議の手配、効率的な会議の進め方、会議場所のレイアウト、出張の手配、カンファレンスの手配、カスタマーサービス、情報配布など

実務との関連性は、非常に高い内容で、実務経験に照らしながら学ぶと業務の振り返りになります。会社で行われている会議には部門内会議、タスクフォース、委員会、取締役会などの法定会議など、様々な会議タイプがあります。会議の目的も企画会議、問題解決型の会議、アイデア発想のための会議、業界の動向などを議論するための会議など様々です。また、ウェブ会議などのバーチャルな会議もたくさん行われています。効果的な会議をするための図書も出版されていますし、研修もたくさんありますね。ファシリテーション技術もビジネスパーソンにとても人気があります。会議は頻度も高く、チームでシナジーを生み出しながら業務を行うためにビジネスパーソンにとっては重要な業務活動です。また、出張の手配は、自分自身のために出張の手配をする、マネジメントのために出張の取りまとめをする時に必要な用語を英語で学びます。皆さんは、カンファレンスや展示会の企画運営をしたことがおありでしょうか?大きなカンファレンスですと、非常に人手と時間と労力がかかり、動くお金も大きくなります。通常のカンファレンスは、挨拶のスピーチ、講演会、分科会やパネルディスカッション、フォーラムなどを行い、場合によっては夜に懇親パーティーなどが開かれます。カンファレンスの前に準備することはもちろん、後にも、議事録作成、お礼状の発送、費用の精算などやらなければならないことが沢山あります。このような企画運営を任される、任されたことがあるビジネスパーソンは多いはずです。

ミニレッスン1 (会議室のレイアウト)
講座では、会議室のレイアウトについて様々な形式を特徴とともに紹介しています。どのようなものがあるか、見てみましょう。

Theater Style 前方のステージに向かって椅子だけを並べるスタイル
School Style 前方のステージに向かって机と椅子を並べるスタイル
Boardroom Style 円卓または机を囲むスタイル
Hollow Square ロの字型
U-shape Style ロの字型の前方を開けたスタイル
T-shape Style T字型に机と椅子を並べるスタイル
Banquet Style 結婚式などである、円卓テーブルを複数並べる着席スタイル
Crescent Rounds 円卓テーブルの座席のうち、前方のステージに背を向けてしまう席を外したスタイル

ミニレッスン2 (出張の用語)
飛行機から降りた後、空港から市内やホテルに出るための交通手段にどのようなものがあるか、英語で見てみましょう。

Airline shuttles 空港のターミナル間をつなぐシャトルバス
Parking shuttles 空港と駐車場の間をつなぐシャトルバス
Hotel shuttles 空港とホテルの間をつなぐシャトルバス
Airport taxis 空港から出るタクシー
Shared ride vans 空港とホテルの間の乗合のバンやマイクロバス
Limousines, chauffeurs 運転手付きのリムジン
Rental cars レンタカー
On-demand car services ウーバーなどの配車サービス

ミニレッスン3 (カンファレンスの手配)
カンファレンスや展示会を開催する場合、考えなくてならない重要なポイントがあります。

Lead time: 準備のためのスケジュール管理
Event budget: 会場、食事、スタッフなど予算を立てる必要
Procurement policies and procedures: ケータリング、記念品の注文など業者(Vendor)発注の際には、公正な調達方針と手続きが必要になります。
Legal policies and procedures: 法的な手続き(特に契約)に関する会社の方針と手続き
Budget: 予算を組み、様々なお金の出入りを管理する
Recycle:カンファレンスは配布物も多く、食べ残し、展示施設など廃棄物もたくさん出ますので環境にも配慮が必要になります。

それでは、ここで練習問題をしてみましょう。

To arrange a meeting room for a two-hour lecture with 300 audiences, which one of the following style will be the most appropriate?
A) Theater Style  B) Boardroom Style  C) U-shape Style  D) T-shape Style


ミニレッスン1を問う問題です。
300人もの講演会であれば、A)の机なしで椅子を前方に向けて並べるスタイルが良いと思われます。選択肢にはありませんが、スペースに余裕があり、飲食や筆記ができるという面ではSchool Styleも可能です。B)C)D)は人数に限りがあるので適切ではありません。

このセクションに出てくる単語は、
TOEICにも頻出の用語ですし、外資系企業など日常業務に英語を使われている方にはサバイバルなビジネス英語の勉強となります。

次回は、
Operational Functions-1
です。





【プロフィール】
丸山一子(マルヤマ カズコ)
長年にわたる役員秘書を経験後、ビジネス実務、ビジネス英語、コミュニケーション、立ち振る舞い、マナーなど多方面にて講師活動を展開。
同時に大学など学術機関において組織心理・組織行動学を研究 。

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