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第十三回 CAP ミニレッスン ⑥  Domain 3: “Technology and Information Distribution” - 3: Application Software

2019/03/07

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第十三回CAP ミニレッスン ⑥

–Domain3:“Technology and Information Distribution”
- 3: Application Software



     
 
河田 幸(カワタユキ):横浜商科大学商学部特任講師。CAP / CAP-OMホルダ

 IT分野のミニレッスン3回目は ”Application Software” に関する学習です。
“Application Software” と言えば、Word, Excel, PowerPoint等を思い浮かべる方が多いと思いますが、実は、以下のような3つのカテゴリーに分類されます。

Application Specific Software
   各種業務処理用として特化した目的を持つソフトウエア。
   
Payroll, Marketing,CAD(Computer-aided design),
  CAM(Computer-aided manufacturing),
     Inventory, Distribution tracking, Quality Control
等。
Enterprise Application Integration Software (EAI)
   企業内の多種多様なコンピュータシステムを統合するソフトウエア。主にデータ連携を行う。
General Purpose Software
   汎用ソフトウエア:文書作成/
Word Processing、表計算/Spreadsheet,
   プリゼンテーション/
Presentation、データベース/Database、グラフィック/Graphics等。

 そしてこの中で出題が多いのは、やはり③の
General Purpose Softwareですので、英語のPC環境で使われるワーディングや生産性を上げるための機能をご紹介致しましょう。

 まず、基本用語の確認です。
皆さんが文書を作成し、印刷の向きを設定する際、「縦」か「横」を選ぶと思いますが、「縦長」や「横長」は英語で何と言いますか。縦長は肖像画、横長は風景画と結び付けて考えると簡単で、それぞれ
“Portrait””Landscape” と言います。よく使われる表現ですので覚えておきましょう。

 それでは、
Microsoft Wordに代表される文書作成ソフトで、「初期設定」で文書の向きはどちらになっているでしょうか。“Portrait” ですよね。逆に、PowerPointのようなプリゼンテーションでは、”Landscape” です。ちなみに「初期設定」は、ユーザーが何も変更を加えていない、出荷時に設定されている一般的な機能や動作条件ですが、英語では “Default” です。

 次に、
”Application Software” に共通する機能のうち、「マクロ」に触れておきます。
「マクロ」は複数の操作や手順、命令などを一つにまとめ、必要に応じて呼び出す機能のことで、一連の操作をマクロとして登録しておけば、呼び出すだけで実行することができ、「繰り返し作業の自動化」が可能となります。例えば、表計算の集計作業、文書作成時のスペース設定、といった作業で、時間短縮とミスの軽減、つまり、仕事の効率化を実現することができます。但し、マクロウイルスの懸念があるため、セキュリティーポリシーによって設定を制限している組織もありますので、確認してから使うようにしましょう。
Macro:a single instruction given to a computer that produces a set of instructions for the computer to perform a particular piece of work (Cambridge Dictionary online) 

 さてここからは、
”Application Software” 種類別にポイントをまとめます。ごく一部しかご紹介できないのが残念ですが、ご参考になさって下さい。

                Word Processing Software


“Create”, “Edit”, “Revise”, “Format”
といった基本操作に加え、以下のポイントに気を付けましょう。

1)
”Word Wrap”(行に収まりきれない単語を、そのまま丸ごと改行して次の行に自動的に送る処理のこと)、”Thesaurus” (類義語辞典、「類義語」:同じ意味を持つ別の単語、「反意語」:反対の意味を持つ単語、を検索することができる機能。英語は同じ語句を繰り返し使うことが文体上好まれない為、同義表現を効果的に用いることで、プロフェッショナルな文書作成へとつながる)といった機能を理解しておきましょう。

2)
”Spell Check”, “Grammar Check” を効果的に使っているかを問われることもあります。
例えば、
Spell Checkを使わない場合はどうしますか。〔ツール〕メニューから〔オプション〕を選び、
除外したい項目のチェックをボックスから外します。また、よく使う単語がスペルチェックで指摘される場合、追加して登録できますね。このように、効率性を上げる工夫をしながら使えているかがポイントになります。

3)
”WYSIWYG” (ウィジウイグ、What You See Is What You Get、画面で見た内容がそのまま印刷される機能で、文字の大きさや色、レイアウトなどを入力しながら確認できる)といったワーディングにも慣れておきましょう。

                       Spreadsheet


“Calculation”
, “Data analysis”, あるいは、“Simulation” に関連した出題が多く見受けられます。

1)
Worksheetで使われる、”Columns” (A, B, C….), “Rows” (1, 2, 3…), そして、”Cell” (the intersection of a row and column), “Cell Reference” (セル番地=Unique address; A1, B2, C3…) といった構成要素のワーディングを押さえておきましょう。

2)四則計算に使われる記号とその名称を確認しておきます。

adding = [+] (plus) /  subtracting =[-] (minus)  /  multiplying = [ * ] (asterisk)  / dividing = [ / ] (slash) 
基本的な知識ですが、以前、”asterisk” を問う出題がありました。

3)以下のような、
Spreadsheetの特徴的な機能については特に重要です。
1. Logic Operators (Comparison operators); Equal to (=), Greater than (>), Less than (<), Greater than or equal to (>=), Less than or equal to (<= ), Not equal to (< >)…
2. Functions
(関数predefined formulas) ; Sum(合計)/ Avg(平均)/ Median(中央値)/ Min(最小値), Max(最大値)/ pmt(財務関数の一つ、一定利率の支払いが定期的に行われる場合の、ローンの定期支払額を算出)等、複雑な計算を1つの数式で記述できるよう登録された仕組みです。
3. Relative reference(相対参照)/ Absolute reference(絶対参照);数式を他のセルにコピーした際に、セル番地の変更をするかどうかの指定をする機能。相対参照はコピー先のセル番地が変更しますが、絶対参照は変更せず、固定します。そして、行、列共にセル番地を固定する絶対参照に対し、行のみ、列のみ、といった固定の仕方はMixed reference(複合参照)です。いずれも固定する行や列の前に [$] (dollar symbol) を入力しますが、その際、「F4」(Function Key 4) を使うと簡単に入力できます。

                       Presentation


“Animation”, “Transition”
(画面の切り替え)と言った “Special Effect” に注意しましょう。スライド作成の際、「”Presentation” ならでは」の効果をどのように取り入れたらよいかのガイドラインを問われる場合があります。ビジネスにおいて、このような “Special Effect” は、「適度に」導入するよう推奨されています。スライドのポイントを強調するなど、ある程度の効果は期待できる一方で、使い過ぎると、聴き手の気を逸らすことにもつながるからです。
 また、
”Slide Pane”(画面中央の大きい領域), ”Notes Pane” (スピーカー用のメモ欄、聴衆者には見えない)、”Outline Pane” (スライドのタイトルとコンテンツが左側に表示される部分)、”Slide Sorter View” (スライドのミニチュアバージョンを表示する領域)といったワーディングも押さえておきましょう。

 それでは最後に、頻出事項の一つでもある「グラフ」に関する練習問題です。


Bob wants to show a visual image of the trends of six employees’ sales records for the current year.  
The best graph she will use for this purpose is

    A) Line graph    
    B) Bar graph    
    C) Pie graph    
    D) Worksheet


選択肢の
A) は折れ線グラフ、B) は棒グラフ、C) は円グラフ、D) はSpreadsheetの入力・編集の作業スペースのことですね。
設問では、6人の営業成績の動向を示したいということですから、
A) が正解です。
B)量の比較をする時、C)全体に占める割合を示す時に使うと効果的です。グラフ関連では、それぞれの特徴をしっかり理解しておくことが大切です。

次回は丸山先生のご担当で、
Domain 4 “Office and Records Management” の学習です。



【プロフィール】
河田 幸(カワタ ユキ)

東京都出身。大学時代にESS(英語部)で国際政治経済問題を討論するうち、ビジネス界に興味を持つ。イギリス系銀行、コンピュータ・ベンダー企業、アメリカ系銀行に勤務。CAP受験対策講座ではITとマネジメント分野を担当。
横浜商科大学商学部特任講師。CAP / CAP-OMホルダー、英検1級、通訳案内士、翻訳実務士(英日文芸)、ビジネスマネージャー資格。

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