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第十回 CAP ミニレッスン③ Domain2:“ Business Writing and Document Production ”

2019/01/22

世界で活躍するビジネス・パーソンのパスポート―
アメリカCAP(Certified Administrative Professional)試験


第十回 CAP ミニレッスン ③
Domain2:
Business Writing and Document Production”



       
               
                                
丸山一子(マルヤマ カズコ)

Business Writing and Document Production の領域では、ビジネス文書の作成に関わる全てのことを学びます。ビジネス文書の種類、英文法、数字の表記、キャピタライゼーション(単語の頭文字を大文字で書くこと)、句読法、差別のない言葉、読みやすく誤解のない文章を書くスキル、内容別の書き方のパターン、文書別のフォーマット、図表。テクニカルな領域ですとソフトウェアの機能や、フォントの種類、プレゼンやホームページの作成、製本も含まれます。

実務との関連性は、非常に高い内容です。英作文や効果的な文書作成の図書がたくさん出版され、研修が開催されているように、全てのビジネスパーソンにとっての重要研鑽項目となります。日常的なビジネス・コミュニケーションにおいて電子メールやテキストメッセージの比重が重くなっています。プレゼンも社内外でたくさん行われていますし、便利なツールや機能ができています。また、レター、報告書、契約書などは、公式度が高く文書自体が持つ責任が重くなり、それだけ読みやすく正確で、品格のある文章を書く必要がありますし、フォーマット上のルールに沿った文書作成は、読みやすさと文書の品格を左右します。

また、文書は記録が残り、送る前に内容をじっくりと練ることができ、内容を後で確認することも可能というメリットがあります。ビジネスパーソンはビジネス文書を作成する際に、その文書の読み手があなたや会社についてどんな印象を持つか、内容を正確に理解できるか、相手の心の動き、自分の主張やお願いごとが丁寧に伝わるかということを配慮します。ゆえに、ビジネスパーソンにとって文書作成は、日々業務の多くを占め、神経を使い、ビジネスの行方を左右する重要な技能となっているのです。

ミニレッスン1 (Punctuation 句読法)
セミコロンの使い方には次のような用法があります。
1)「主部+述部」を持つ二つ以上の節(独立節)が結ばれている文(重文)。

Japanese people want to give hospitality to foreigners; most of them don’t speak English very well.

2)
namely、however、therefore、that is、for exampleなどの言葉を使用して、独立節が結ばれている場合は、前にセミコロン、後ろにカンマを打ちます。
Bring any two items; however, sleeping bags and tents are in short supply.

3) すでにカンマが使われている時に、区切りに使います。この例では、女性物・男性物・子供服と大きな区分をセミコロン、その中の各アイテムがカンマで区切られています。

The order includes women’s slacks, skirts, blouses, and sweaters; men’s slacks, shirts, and sweaters; and children’s pants, T-shirts, and sweaters.


ミニレッスン2 (偏見のない言葉)
Political Correctness (PC)などと言われていますが、中立的で人種、国籍、思想、性差、年齢などへの偏見がない言葉を選ぶということです。悪気はなくてもうっかりと使ってしまう危険があるので、よくチェックする必要があります。また、最近は性的少数者の対応も取り沙汰され、記入用紙から性別欄を削除したり、逆に選択項目を増やしたり、male/femaleの他に「」「other」という欄を設ける工夫がなされているようです。

1) 単語に「
man」が含まれているものは、別の単語に置き換えられていることが多い。
 fireman → firefighter     chairman → chairperson, presiding officer
2) 文中の代名詞を男女併記する。
例 
We need to hire a competent assistant.  She must be fluent in English and French.
アシスタントは女性とは限らないので、She or heまたはS/heなどと書き換えます。
3)ある職業が女性的、男性的という偏見
例 
Mr. Yoshida is a male nurse of Tokyo Red Cross Medical Center.
日本語でも「看護婦」ではなく「看護師」と言われるように、男性が少ないという印象はあるかもしれませんが「male」は不要です。


ミニレッスン3 (電子メールのマナー)
電子メールは公式度の低い文書ですが、使用頻度が高いものです。また、外出先や出張先から重要な機密情報を迅速に手っ取り早く送りたい時などにも使われるため、機密性が高いメールもあります。

1) 電子メールはスピード感が命。短く、簡潔な文章を。
2)
Emoticon(顔マーク、絵文字など)はビジネスでは使わない。
3)
Subject line (件名)を必ずつける。
4) 件名に「
Free」「Read Immediately」というようなスパムメールと誤解されるような言葉をいれない。
5)
SalutationDear Mr. XX などのあいさつ文)を必ず入れる。
6) 箇条書きを効果的に使う。
7) 感情的になっているときは、気持ちをクールダウンしてから書く。
8)
Complimentary closing(結び)を必ず入れる。
9) 段落をこまめに分ける。
10) なるべく一画面で読める長さにする。
11) 1つのメールに1件のことに絞って書く。
12) 電子署名を入れる。
13) 転送時には、内容の機密性、あて先、発信元の承諾を確認する。
14) 添付をつけるときには、本文中に添付がある旨を書いた上で、分かりやすいファイル名を付け、確実に添付する。
15) 重いファイルは圧縮するか、クラウドストレージなどを利用する。

それでは、ここで練習問題をしてみましょう。

Which one of the following statements illustrates a characteristic of e-mail message format?
A) The body of the message should be one long paragraph.
B) No salutation is used at the beginning of the message.
C) Limit your message to one screen.
D) Include more than one topic in one e-mail.


ミニレッスン3を問う問題です。A)は9)、B)は5)、D)は11)の反対のことを言っています。C)は10)と同じことを言っており、こちらが正解となります。

いかがでしょうか。少し勉強するだけでもこれまで曖昧だったことがク
リアになったのではないでしょうか?
次回は、
Technology and Information Distributionのレッスンです。 



【プロフィール】
丸山一子(マルヤマ カズコ)
長年にわたる役員秘書を経験後、ビジネス実務、ビジネス英語、コミュニケーション、立ち振る舞い、マナーなど多方面にて講師活動を展開。
同時に大学など学術機関において組織心理・組織行動学を研究 。

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